It's a kind of Magic!
A Simplicidade e a Magia de um Processo!
Depois de “Um olhar sobre as vantagens em desenhar um processo”, https://goo.gl/bOQdhV, é tempo de olharmos para a simplicidade e para a magia de um processo.
Um processo existe para ser útil e este propósito - a utilidade do processo e a utilidade do desenho -, deve estar sempre presente em todo o ciclo de vida do mesmo.
A simplicidade
Um processo é um conjunto de atividades. Um processo recebe inputs, consome recursos, o seu desempenho é acompanhado e produz outputs.
Um processo é, por isso, simplesmente composto por:
1. Inputs
Os inputs são responsáveis por desencadear ou despoletar as ações ou atividades que, face aos inputs, criam os outputs.
2. Atividades
As atividades são as ações que transformam os inputs em outputs.
3. Recursos ou consumos
Os recursos que são consumidos pelas atividades na execução das ações que produzem os outputs esperados, i.e., os recursos necessários para se efetuar as atividades que compõe o processo.
4. Métricas
As métricas são fundamentais para acompanhar e continuamente melhorar o desempenho. A definição de métricas e objetivos a atingir, na fase de desenho, e uma monitorização dos valores atingidos na fase de produção ou utilização, permite atuar proactivamente e reativamente a qualquer desvio que surja face ao estrategicamente definido ou operacionalmente esperado.
5. Outputs
O resultado que se espera que o processo produza, i.e., os resultados esperados quando se utilizam os recursos adequados nas atividades que transformam os inputs em outputs.
Esta simplicidade permitirá, por exemplo e por mera observação do desenho, identificar as atividades necessárias para produzir um determinado output; identificar os agentes, eventos ou situações, que iniciam, resultam ou despoletam a execução de atividades; identificar os “grandes consumidores” na produção de outputs; identificar atividades chave; etc., etc., etc..
A Magia
O processo, per si, indica e orienta a operação, guia-o como fazer ou como produzir algo.
No desenho de um processo, para além dos inputs, outputs, atividades e recursos, também se identificam os atores, os papéis e as responsabilidades envolvidos na execução de cada atividade, e os agentes de monitorização, pontos de controlo ou pontos de recolha da informação de performance e de suporte à decisão ou à gestão.
Os processos interagem entre si na concretização de funções e objetivos operacionais. Esta articulação deve estar refletida no desenho de um processo em particular e na arquitetura de processos da organização em termos globais, i.e., o desenho de como todos os processos interagem entre si é a génese da arquitetura de processos.
Os processos são simples pois basta identificar inputs, outputs, atividades e recursos para os conseguir desenhar, implementar e utilizar.
Os processos são mágicos pois orientam a operação e suportam a gestão de uma organização, são fundamentais a nível operacional e tático, e garantem, quando analisada a sua performance, o ciclo virtuoso de melhoria continua.
A simplicidade e a magia dos processos evidencia-se no dia-a-dia de uma organização através da sua utilidade operacional - guiando toda a execução - e através da sua utilidade na gestão – suportam a decisão e a gestão com informação recolhida em pontos chave.
A simplicidade dos processos garante a sua adesão a nível operacional e a sua adesão operacional garante a informação necessária ao suporte à decisão. São assim ferramentas fundamentais à operação e à gestão.
It's a kind of magic!
Como por magia, os processos e a arquitetura de processos, permitem avaliar e atuar ao nível da eficácia e da eficiência de toda a organização, tanto quanto a abrangência dos processos desenhados o permitirem.
