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  • Simao Almeida

It's a kind of Magic!

A Simplicidade e a Magia de um Processo!


Depois de “Um olhar sobre as vantagens em desenhar um processo”, https://goo.gl/bOQdhV, é tempo de olharmos para a simplicidade e para a magia de um processo.

Um processo existe para ser útil e este propósito - a utilidade do processo e a utilidade do desenho -, deve estar sempre presente em todo o ciclo de vida do mesmo.


A simplicidade

Um processo é um conjunto de atividades. Um processo recebe inputs, consome recursos, o seu desempenho é acompanhado e produz outputs.

Um processo é, por isso, simplesmente composto por:


‪1.         Inputs

‪Os inputs são responsáveis por desencadear ou despoletar as ações ou atividades que, face aos inputs, criam os outputs.


‪2.          Atividades

‪As atividades são as ações que transformam os inputs em outputs.


‪3.         Recursos ou consumos

‪Os recursos que são consumidos pelas atividades na execução das ações que produzem os outputs esperados, i.e., os recursos necessários para se efetuar as atividades que compõe o processo.


‪4.         Métricas

‪As métricas são fundamentais para acompanhar e continuamente melhorar o desempenho. A definição de métricas e objetivos a atingir, na fase de desenho, e uma monitorização dos valores atingidos na fase de produção ou utilização, permite atuar proactivamente e reativamente a qualquer desvio que surja face ao estrategicamente definido ou operacionalmente esperado.


‪5.         Outputs

‪O resultado que se espera que o processo produza, i.e., os resultados esperados quando se utilizam os recursos adequados nas atividades que transformam os inputs em outputs.


Esta simplicidade permitirá, por exemplo e por mera observação do desenho, identificar as atividades necessárias para produzir um determinado output; identificar os agentes, eventos ou situações, que iniciam, resultam ou despoletam a execução de atividades; identificar os “grandes consumidores” na produção de outputs; identificar atividades chave; etc., etc., etc..


A Magia

O processo, per si, indica e orienta a operação, guia-o como fazer ou como produzir algo.

 No desenho de um processo, para além dos inputs, outputs, atividades e recursos, também se identificam os atores, os papéis e as responsabilidades envolvidos na execução de cada atividade, e os agentes de monitorização, pontos de controlo ou pontos de recolha da informação de performance e de suporte à decisão ou à gestão.

 Os processos interagem entre si na concretização de funções e objetivos operacionais. Esta articulação deve estar refletida no desenho de um processo em particular e na arquitetura de processos da organização em termos globais, i.e., o desenho de como todos os processos interagem entre si é a génese da arquitetura de processos.

 Os processos são simples pois basta identificar inputs, outputs, atividades e recursos para os conseguir desenhar, implementar e utilizar.

Os processos são mágicos pois orientam a operação e suportam a gestão de uma organização, são fundamentais a nível operacional e tático, e garantem, quando analisada a sua performance,  o ciclo virtuoso de melhoria continua.

A simplicidade e a magia dos processos evidencia-se no dia-a-dia de uma organização através da sua utilidade operacional - guiando toda a execução - e através da sua utilidade na gestão – suportam a decisão e a gestão com informação recolhida em pontos chave.

A simplicidade dos processos garante a sua adesão a nível operacional e a sua adesão operacional garante a informação necessária ao suporte à decisão. São assim ferramentas fundamentais à operação e à gestão.

It's a kind of magic!

Como por magia, os processos e a arquitetura de processos, permitem avaliar e atuar ao nível da eficácia e da eficiência de toda a organização, tanto quanto a abrangência dos processos desenhados o permitirem.


A Magia de um Processo

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